Bebaca.id, TENGGARONG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara menilai sebagian besar Organisasi Perangkat Daerah (OPD) belum memahami urgensi pemusnahan arsip. Dari total 59 OPD, hanya lima yang telah melaksanakannya sesuai aturan yang berlaku.
Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, Varia Fadilah, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip diperlukan untuk mencegah penumpukan dokumen yang tidak lagi relevan. Menurutnya, langkah ini dapat meningkatkan efisiensi administrasi di setiap instansi.
“Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna harus segera dimusnahkan agar tidak menjadi beban administrasi. Proses ini merupakan bagian penting dari pengelolaan arsip yang tertib,” jelas Varia, pada Sabtu (16/11/2024).
Ia juga memberikan apresiasi kepada Bappeda Kukar yang telah berhasil menjalankan pemusnahan arsip secara konsisten hingga meraih predikat A dalam penilaian kearsipan.
“Ini membuktikan bahwa dengan pengelolaan yang serius, OPD bisa mencapai tertib arsip dan menjadi contoh bagi instansi lainnya,” tambahnya.
Untuk mendukung peningkatan kapasitas OPD, Diarpus telah mengadakan pelatihan dan program magang bagi pegawai dari berbagai kecamatan. Meski demikian, kurangnya tenaga arsiparis dan masih rendahnya kesadaran terhadap pentingnya pengelolaan arsip menjadi hambatan utama.
Ada tiga metode yang dapat diterapkan dalam pemusnahan arsip: penghancuran dokumen dengan mesin, penyimpanan di record center OPD, atau pengiriman ke gudang arsip milik Diarpus. Dokumen seperti surat undangan dan SPL berusia lebih dari 10 tahun termasuk arsip yang dapat dimusnahkan. Hasil penghancuran bahkan dapat dimanfaatkan sebagai limbah yang disetor ke Bank Sampah DLHK.
Lebih lanjut, Dirinya mendorong OPD lainnya untuk segera memulai pemusnahan arsip agar pengelolaan dokumen lebih tertib dan efisien.
“Kami terus mendukung langkah ini karena pengelolaan arsip yang baik adalah salah satu pondasi tata kelola pemerintahan yang profesional dan berdampak positif pada pelayanan publik,” tutupnya.
Penulis : Bayu
